Judul: RESUME BUKU ADMINISTRASI PERKANTORAN
Penulis: Irsalina Almas
RESUME BUKU
ADMINISTRASI PERKANTORAN
center307340
IRSALINA ALMAS
1304011340124
D / ILMU PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2014
Judul: Pengantar Manajemen Perkantoran
Pengarang: Aries Susilo
Penerbit: Surabaya Intellectual Club
BAB I
PENDAHULUAN
Pengertian Manajemen
Sondang P. Siagian
Manajemen sebagai kemampuan atau ketrampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan.
Encyclopedia of The Social Science
Manajemen berarti proses tempat pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.
Manullang
Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan dari sumber daya, terutama sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.
Pengertian Manajeman Perkantoran
Manajemen perkantoran merupakan strategi untuk mencapai tujuan kantor melalui perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan segenap sumber daya.
Aspek-Aspek Manajemen Perkantoran
Tujuan
Organisasi
Strategi
Sumber daya
Lingkungan.
Tujuan Manajemen Perkantoran
Umumnya berkaitan dengan pelayanan atau jasa serta untuk memperoleh keuntungan. Untuk pelayanan jasa, pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang lain dalam mengerjakan pekerjaan mereka secara lebih efektif dan memberikan pelayanan yang prima kepada masyarakat. Untuk memperoleh keuntungan, melaksanakan pekerjaan kantor secara lebih efektif dan efisien.
Kegiatan-Kegiatan dalam Manajeman Perkantoran
Seperti yang dikemukakan oleh Moekijat, secara ringkas sebagai berikut :
Menentukan luasnya otomatisasi kantor yang dipergunakan
Memelihara pelayanan-pelayanan kantor dan fasilitas-fasilitas komunikasi yang cukup
Menentukan arah tindakan yang tepat untuk menyelesaikan pekerjaan kantor
Mengukur dan menilai jumlah-jumlah dan mutu pekerjaan kantor
Memelihara organisasi kantor yang efektif
Mendorong pegawai-pegawai kantor untuk bekerja denga sebaik-baiknya sesuai dengan kemampuan mereka.
Perencanaan Manajemen Perkantoran
Perencanaan akan memberikan arah serta alternatif tindakan yang tepat guna mencapai tujuan yang telah ditentuka terlebih dahulu. Perencaan harus dibuat secara realistis dan membutuhkan pemikiran yang kreatif, inovatif serta mampu memproyeksikan kondisi serta target yang diharapakan di masa mendatang.
Pengawasan Manajemen Perkantoran
Sewaktu aktivitas berjalan harus senantiasa diadakan pengawasan, sehingga semua aktivitas yang terjadi bisa diperhatikan dan jika terjadi kesalahan bisa terdeteksi secara cepat dan segera diadakan perbaikan.
Pengorganisasian Manajemen Perkantoran
Pengorganisasian akan memberi kesempatan kepada pegawai untuk bekerja sesuai kemampuan mereka dan membantu kelompok memberikan pelayanan maksimal serta saling membantu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Penggerakan Manajemen Perkantoran
Adanya sifat unik dari setiap pegawai, maka dibutuhkan perhatian dan penanganan khusus. Namun, untuk hal-hal tertentu yang bersifat homogin, setiap pegawai juga harus mendapatkan perlakuan yang sama dari manajerial kantor.
BAB II
PEKERJAAN KANTOR
Pekerjaan Kantor sebagai Bagian dari Tugas-Tugas Penunjang
Menurut George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara meringkaskan banyak hal secara cepat, guna ,menyediakan suatu landasan faktor bagi tindakan pengawasan pemimpin.
Ada 2 macam tugas, yakni :
Tugas pokok
Yakni pekerjaan yang langsung berhubungan dengan pencapaian tujuan organisasi. Kelompok orang yang melakukan tugas ini disebut tenaga teknis.
Tugas Penunjang
Yakni pekerjaan yang membantu tugas pokok. Kelompok orang yang melakukan tugas ini disebut tenaga administrasi.
Fungsi Pekerjaan Kantor
Membantu pimpinan dalam membuat keputusan
Sebagai sumber informasi
Memberikan pelayanan administrasi
Memberikan pelayanan masyarakat.
Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor
Sebagai pekerjaan pelayanan
Meliputi volume pekerjaan kantor
Menyediakan keterangan-keterangan
Menghasilkan pekerjaan kertas dan komunikasi
Membutuhkan tenaga profesional
Macam-Macam Pekerjaan Kantor
Menyusun surat
Mengagenda surat keluar dan surat masuk
Kearsipan
Ekspedisi
Mengetik
Menggandakan
Telepon
Penerimaan tamu
BAB III
TATA RUANG KANTOR
Pengertian Tata Ruang Kantor
Menurut The Liang Gie, tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawan.
Tujuan Tata Ruang Kantor
Memperlancar pekerjaan kantor secara efektif
Mempergunakan segenap ruang yang ada dengan baik
Memberikan kesenangan dan rasa puas pegawai
Memudahkan pengawasan terhadap pekerjaan kantor
Memberikan kesan baik bagi para pelanggan dan tamu terhadap kantor
Memberikan fleksibelitas yang besar untuk kebutuhan-kebutuhan yang berlebihan.
Prinsip-Prinsip Tata Ruang Kantor
Penataan tata ruang kantor harus mengikuti prinsip-prinsip yang berlaku agar terciptanya efisiensi kerja dan suasana kantor yang produktif serta menyenangkan. Berikut adalah beberapa prinsip tata ruang kantor menurut Moekijat :
Pekerjaan harus mengalir terus-menerus, sedapat-dapatnya dalam garis yang lurus
Jumlah gang yang cukup dengan luas yang cukup
Ruang lantai harus bebas dari rintangan seperti almari dsb.
Dll.
Keuntungan-Keuntungan Tata Ruang Kantor
Menurut The Liang Gie, tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan sebagai berikut :
Mencegah penghamburan tenaga dan waktu karena pegawai berjalan mondar-mandir yang sebenarnya tidak perlu
Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan
Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan sebanyak-banyaknya
Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh pegawai yang akan menemui suatu bagian tertentu.
BAB IV
PERABOT DAN MESIN-MESIN KANTOR
Perabot Kantor
Perabot kantor meliputi meja tulis, kursi, lemari, rak serta perbot lainnya. Beberapa perabotan memerlukan perhatian khusus seperti meja tulis dan kursi, karena setiap kantor pasti memiliki perabot tersebut.
Mesin-Mesin Kantor
Mesin-mesin kantor sangat banyak jenisnya, namun setiap kantor tidak harus memiliki semuanya. Manajer kantor dalam membuat rencana pengadaan mesin kantor harus memperhatikan faktor-faktor keperluan, efisiensi, kualitas, kemudahan serta kemampuan pegawai.
Keuntungan dan Kerugian Mesin-Mesin Kantor
Berikut adalah keuntungan penggunaan mesin kantor:
Menghemat waktu, misalnya dalam membuat daftar gaji
Mencegah adanya penggelapan, misalnya mesin untuk menulis cek
Mengurangi kelelahan dan meningkatkan mutu pekerjaan pegawai.
Berikut adalah kerugian penggunaan mesin kantor:
Mesin tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan yang tinggi
Beberapa mesin harganya mahal
Kesulitan dalam pemeliharaan dan kerusakan mesin.
Fungsi Mesin-Mesin Kantor
Kemudahan dalam menyelesaikan pekerjaan
Kebutuhan pegawai secara perseorangan
Penghematan jumlah dan nilai waktu seluruhnya
Fleksibelitas penggunaannya
Harga dan penanaman modal
Kemampuan dalam penggunaannya
Nilai keindahan
Pilihan pegawai
Berpengaruh terhadap syarat-syarat pegawai
Ramalan mengenai beban pekerjaan
Kualitas pekerjaan tata usaha
Memperbanyak salinan dan data statistik.
BAB V
PELATIHAN PEGAWAI KANTOR
Pelatihan biasanya dilakukan apabila ada pegawai baru, atau mendapat tugas baru, terjadi pergantian alat perlengkapan, terjadi perubahan prosedur kerja dan terjadi metode baru.
Perencanaan Pelatihan
Perencanaan pelatihan meliputi 7 pokok:
Tujuan pelatihan
Subyek pelatihan
Jadwal pelatihan
Lokasi pelatihan
Jumlah dan kualitas peserta pelatihan
Instuktur pelatihan
Metode pelatihan
Keuntungan, Kerugian dan Efektivitas Pelatihan
Keuntungan
Menambah semangat pegawai
Membantu efisiensi kantor secara umum
Menambah produktivitas.
Kerugian
Biayanya sangat mahal
Waktu kerja pegawai digunakan untuk pelatihan
Pekerjaan kantor akan tertunda.
Efektivitas
Menilai hasil pelatihan bukanlah suatu masalah yang mudah, tetapi penilaian harus dipandang dari sudut masalah pelatihan yang bersifat khusus. Kebanyakan hasil pelatihan tidak nampak dan sangat sulit mengukurnya. Banyak praktek kepegawaian cenderung mengukur secara tidak langsung, seperti melalui praktek komunikasi dan penilaian kecakapan pegawai.
Prinsip-Prinsip Umum dalam Pelatihan
Perbedaan-perbedaan individu
Berkaitan dengan analisis jabatan
Motivasi
Partisipasi aktif
Pemilihan peserta pelatihan
Pemilihan pelatih
Pelatihan pelatih
Metode pelatihan
Prinsip-prinsip belajar
BAB VI
PENGAWASAN DAN STANDARISASI PERKANTORAN
Pengertian Pengawasan
Pengawasan adalah mengatur dan mengendalikan kegiatan-kegiatan dan apabila perlu mengadakan tindakan-tindakan perbaikan untuk menjamin pekerjaan berlangsung sesuai dengan rencana dan memperoleh hasil yang memuaskan. Ada 2 macam pengawasan:
Pengawasan preventif
Pengawasan yang dilakukan sebelum pekerjaan dilakukan, pengawasan dengan mengadakan peraturan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
Pengawasan repressif
Pengawasan yang dilakukan setelah pekerjaan dilakukan.
Pengawasan dapat dilakukan dalam 3 tingkat:
Pengendalian
Pengawasan
Pemeriksaan
Prinsip-Prinsip Pengawasan
Beberapa prinsip pengawasan dikemukakan oleh Harold Koontz dan Cyriil O'Donnel:
Jaminan terhadap sasaran
Berorientasi pada masa depan
Tanggung jawab pengawasan
Efisiensi pengawasan
Pengawasan segera
Penjabaran rencana
Kecocokan organisasi
Pribadi dalam pengawasan
Standar
Pangawasan pada titik krisis
Pengecualian
Fleksibelitas pengawasan
Tindakan
Standarisasi Perkantoran
Standarisasi ini juga penting bagi fungsi-fungsi pokok manajemen lainnya, misalnya standarisasi dalam perencanaan,bisa menentukan komponen-komponen yang diperlukan, selain itu juga dapat menentukan urutan pelaksanaan pekerjaan.
Metode untuk Menyatakan Standar
Penentuan standar bukan berarti telah mencapai kesempurnaan. Suatu pengalaman mengatakan bahwa setelah standar ditetapkan masih ada perbaikan standar dan mengubahnya untuk mencapai kesempurnaan.
Keuntungan-Keuntungan Standar
Membantu dalam menjalankan manajemen
Mengurangi pemborosan
Mendorong kesederhanaan
Mendorong untuk melakukan penelitian
BAB VII
PRODUK-PRODUK TERTULIS DAN PELAYANAN KANTOR
Surat Perniagaan
Ialah surat guna menyelenggarkan usaha dengan tujuan mencari keuntungan, contohnya surat permintaan penawaran, surat pesanan, surat penawaran, dll.
Surat Kedinasan
Ialah surat yang berisi tentang pelaksanaan tugas-tugas pemerintah, contohnya surat dinas, nota dinas, surat keputusan, dll.
Formulir
Menurut The Liang Gie, formulir ialah lembaran kartu atau kertas terlepas berukuran tertentu berupa cetakan atau stensilan dengan uraian, garis atau ruang untuk menghimpun dan menyampaikan keterangan yang diperlukan.
Notula
Ialah catatan tentang jalannya pembicaraan dalam suatu pertemuan. Biasanya berisi pokok-pokok pembicaraan selama pertemuan berlangsung.
Laporan
Ialah alat untuk menyampaikan informasi tentang pelaksanaan kegiatan-kegiatan dalam perencanaan, pengendalian, pengawasan, pemantauan, penilaian, dan pengambilan keputusan.
Pelayanan Prima
Dengan adanya pelayanan yang sangat baik diharapkan akan memberi kepuasan kepada yang dilayani.
Terimakasih telah membaca RESUME BUKU ADMINISTRASI PERKANTORAN. Gunakan kotak pencarian untuk mencari artikel yang ingin anda cari.
Semoga bermanfaat
0 komentar: