Judul: Edit
Penulis: Robiatul Adawiyah
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan yang digunakan untuk kegiatan operasional. Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat, sehingga manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif (Subagya,1994).
Keberhasilan organisasi mencapai tujuan didukung oleh pengelolaan faktor-faktor antara lain Man, Money, Machine, Method dan Material. Pengelolaan yang seimbang dan baik dari kelima faktor tersebut akan memberikan kepuasan kepada kostumer baik kostumer internal maupun eksternal. Rumah sakit yang telah terakreditasi seharusnya telah memiliki pengelolaan yang baik dan terstandar termasuk lima faktor tersebut. Pada kesempatan ini, akan membahas secara khusus tentang pengelolaan Material atau logistic keperawatan.
Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan materi atau alat-alat. Lebih lanjut, logistik diartikan bagian dari instansi yang bertugas menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional suatu instasi dalam jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga serendah mungkin (Adiatama, 2002).
Secara singkat, logistik adalah bagian dari kegiatan pengadaan yang terkait dengan fungsi pengendalian, sediaan, penggudangan, transportasi, penjaminan dan pengendalian mutu. Agar dapat terselenggara dengan baik dan dapat berjalan dengan efektif dan efisien maka logistik harus dikelola dengan baik melalui managemen logistik. Definisi manajemen logistik beragam menurut berbagai kepustakaan. Mangemen logistik dapat didefinisikan sebagai Planning ,Organizing, Staffing, Leading, dan Controlling dalam kegiatan yang terkait dengan pengadaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan dan penghapusan barang dan jasa untuk mendukung kegiatan fungsi-fungsi utama dalam pencapaian tujuan organisasi (Adiatama, 2002).
Distribusi logistik merupakan kegiatan dan usaha pengurusan dalam penyelenggaraan penyaluran dan penyampaian kebutuhan logistik kepada unit-unit kerja yang membutuhkan. Dari pengertian ini dapat ditekankan bahwa dalam kegiatan distribusi logistik tidak sekedar memberikan atau menyerahkan logistik kepada unit kerja yang memerlukan, tapi lebih dari itu dituntut adanya kegiatan perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian yang tepat sehingga tercipta suatu cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja dalam penyaluran logistik secara teratur, tertib, dan dapat dipertanggungjawabkan, serta mendukung efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi (Adiatama, 2002).
Kegiatan distribusi logistik pada dasarnya merupakan kelanjutan dari proses penyimpanan atau penggudangan logistik, ataupun secara empirik merupakan satu bagian dari kegiatan penggudangan logistik itu sendiri. Kegiatan distribusi barang ini pada dasarnya juga merupakan suatu bagian kegiatan dari serangkaian kegiatan guna pemenuhan kebutuhan logistik bagi unit-unit kerja dalam suatu organisasi. Oleh karena itu, kegiatan distribusi logistik ini tidak boleh dianggap sepele ataupun remeh dalam penyelenggaraan kegiatan dalam suatu organisasi, tetapi sebaliknya kegiatan ini harus mendapat perhatian yang proporsional karena efektifitas dan efisiensi kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan sangat ditentukan oleh profesionalitas dalam pegelolaan kegiatan distribusi logistik ini. Kegiatan-kegiatan manajemen yang bertujuan untuk mencapai daya guna yang optimal di dalam memanfaatkan barang dan jasa.
Menurut Muninjaya (1999), keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi dari manajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelola logistik melalui fungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan, pendistribusian alat hingga mengembangkan sistem pengelolaan logistik yang efektif dan efisien. Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik akan memperlancar kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan mutu pelayanan secara umum.
Manajer logistik juga harus mampu mengantisipasi kejadian darurat, membuat skala prioritas serta melakukan perubahan yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan umum rumah sakit. Manajemen logistik juga harus mencapai efisiensi dan efektifitas. Manajer logistik memiliki kemampuan untuk mencegah atau meminimalkan pemborosan, kerusakan, kadaluarsa, kehilangan alat tersebut yang akan memiliki dampak kepada pengeluaran ataupun biaya operasional rumah sakit. Menurut pemanfaatannya, bahan atau alat yang harus disediakan rumah sakit dikelompokkan menjadi persediaan farmasi (antara lain: obat, bahan kimia, gas medik, peralatan kesehatan), persediaan makanan, persediaan logistik umum dan teknik.
Rumah sakit sebagai salah satu sub system pelayanan kesehatan memberikan dua jenis pelayanan kepada masyarakat yaitu pelayanan kesehatan dan pelayanan administrasi. Pelayanan kesehatan mencakup pelayanan medic, pelayanan penunjang medic, rehabilitasi medic dan pelayanan perawatan. Pelayanan tersebut dilaksanakan malalui unit gawat darurat, unit rawat jalan dan unit rawat inap (Muninjaya, 1999). Depkes RI menyampaikan bahwa optimasi dalam manajemen obat meliputi pengelolaan dalam penggunaan obat
Pengelolaan obat di rumah sakit sangat penting karena ketidakefisienan akan memberikan dampak negatif terhadap rumah sakit, baik secara medis maupun ekonomis. Pengelolaan obat tidak hanya mencakup aspek logistik saja, tetapi juga mencakup aspek informasi obat, supervisi dan pengendalian menuju penggunaan obat yang rasional. Pengelolaan obat berhubungan erat dengan anggaran dan belanja rumah sakit. Secara nasional biaya obat sebesar 40-50% dari jumlah operasional pelayanan kesehatan. Oleh karena itu, pengelolaan perbekalan farmasi harus dilakukan dengan efektif dan efisien sehingga memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi pasien dan rumah sakit.Bagian logistik farmasi adalah bagian dari Unit Pelayanan Farmasi Rumah Sakit yang berfungsi sebagai sarana pengelola perbekalan farmasi yang digunakan di rumah sakit. Menurut SK Menteri Kesehatan Nomor 1197/Menkes /SK/X/2004, pengelolaan perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan dimulai dari pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan pelayanan. Tujuan dari pengelolaan perbekalan farmasi adalah mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien, menerapkan farmakoekonomi dalam pelayanan, meningkatkan kompetensi tenaga farmasi, mewujudkan Sistem Informasi Managemen berdaya guna dan tepat guna, serta melaksanakan pengendalian mutu pelayanan.
Proses perencanaan merupakan salah satu fungsi yang penting dalam manajemen logistic. Salah satu logistic yang dibutuhkan dalam perjalanan rumah sakit adalah mengenai obat-obatan. Dalam surat keputusan (SK) yang dikeluarkan oleh menteri kesehatan no. 1333/MENKES/SK/XII/1991 tentang standar pelayanan rumah sakit, menyebutkan bahwa pelayanan farmasi RS adalah bagian yang tidak terpisahkan dari system pelayanan kesehatan RS yang berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu termasuk pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat (Depkes RI, 1999).
Pelayanan farmasi merupakan salah satu pelayanan penunjang dan juga sekaligus sebagai revenue center utama. Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari 90% pelayanan kesehatan di RS menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan), dan 50% dari seluruh pemasukan RS berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi. Untuk itu, jika masalah perbekalan farmasi tidak dikelola secara cermat dan tanggung jawab maka dapat diprediksi bahwa pendapatan RS akan mengalami penurunan (Yusmainita, 2005).
Dengan meningkatnya pengetahuan dan ekonomi masyarakat menyebabkan makin meningkat pula kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan kefarmasian. Aspek penting dari pelayanan farmasi adalah mengoptimalkan penggunaan obat, ini harus termasuk perencanaan untuk menjamin ketersediaan, keamanan dan keefektifan penggunaan obat. Mengingat besarnya kontribusi instalasi farmasi dalam kelancaran pelayanan dan juga merupakan instalasi yang memberikan sumber pemasukan terbesar di RS, maka pembekalan barang farmasi memerlukan suatu pengelolaan secara cermat dan penuh tanggung jawab (Hamid, 2005).
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam makalah ini adalah
Bagaimana model sistem logistik pelayanan medik terhadap pengelolaan obat?
Jelaskan faktor yang mempengaruhi sistem logistik pelayanan?
Bagaimana pengelolaan logistik di puskesmas?
1.3 Tujuan
1.3.1 Tujuan Umum pada makalah ini adalah mengetahui manajemen logistik dalam pelayanan kesehatan di Rumah Saklit.
1.3.2 Adapun tujuan khusus dari makalah ini adalah sebagai berikut:
mengetahui model logistik pelayanan medik;
mengetahui dan mejelaskan faktor yang mempengaruhi sistem logistik pelayanan;
mengetahui pengelolaan logistik.
BAB 2. TINJAUAN TEORI
Pengertian Manajemen Logistik
Siagian (1992), menyatakan bahwa manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material atau alat (Subagya, 1994).
Manajemen logistik merupakan seni dan ilmu pengetahuan yang mencakup proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, pentimpanan, pendistribusian, dan pemeliharaan, serta penghapusan persediaan yang berupa material atau alat-alat (Tjandra, 2000).
Dalam konteks rumah sakit, logistik merupakan penunjang keberhasilan pelayanan kesehatan di rumah sakit, karena logistik merupakan subsistem yang bertugas menyediakan barang dan bahan yang diperlukan untuk kegiatan operasional rumah sakit dalam jumlah, kualitas, dan pada waktu yang tepat sesuai kebutuhan dengan harga yang efisien sehingga dapat memuaskan konsumen, baik karyawan rumah sakit yang membutuhkan, maupun pasien (masyarakat) yang dilayanai (Darmanto, 1997).
Tujuan Manajemen Logistik
Manajemen logistik memiliki tiga tujuan pokok, yaitu:
Tujuan operasional
Yaitu tersedianya barang atau material dalam jumlah yang tepat dan kualitas yang baik pada waktu yang dibutuhkan.
Tujuan keuangan
Yaitu agar tujuan operasional tersebut dapat tercapai dengan biaya yang rendah.
Tujuan keamanan
Yaitu agar persediaan tidak terganggu oleh gangguan yang menyebabkan hilang atau kurang, rusak, pemborosan, penggunaan tanpa hak sehingga dapat mempengaruhi pembukuan atau sistem akuntansi (Tjandra, 2000).
Fungsi Manajemen Logistik
Manajemen logistik berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan keefisienan dan keefektifan aliran dan penyimpanan barang, pelayanan, dan informasi terkait dari titik permulaan hingga titik konsumsi dalam tujuannya untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan (Miranda dan Tunggal, 2005).
Fungsi manajemen logistic antara lain:
Fungsi perencanaan
Pengertian perencanaan secara umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di setiap organisasi (Mustikasari, 2007). Fungsi perencanaan ini mencakup aktivitas dalam menentukan sarana-sarana, pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik. Kegiatan perencanaan yang dapat dilakukan adalah penentuan kebutuhan (Miranda dan Tunggal, 2005). Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan pencapaian tujuan (sasaran) diperlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan / staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) organisasi (Subagya, 1994). Perencanaan dapat dibagi kedalam periode sebagai berikut:
rencana jangka panjang (Long range);
rencana jangka menengah (Mid range);
rencana jangka pendek (Short range).
Fungsi penganggaran
Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu atau skala standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya & Mustikasari). Fungsi ini merupakan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yaitu skala mata uang dan jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku. Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat membantu dalam kegiatan ini. Dalam menyusun anggaran terdapat beberapa hal yang harus di perhatikan antara lain adalah:
peraturan terkait;
pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi;
beberapa hal yang berhubungan dengan anggaran;
pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan pegaturan logistik (Subagya & Mustikasari).
Fungsi pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan sesuatu yang belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas efisiensi (Subagya, 1994). Sedangkan Mustikasari berpendapat fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui sebelumnya. Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain:
Kode etik pengadaan
Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara lain:
hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan;
tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun;
memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika.
Pelelangan pengadaan barang
Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut:
keanggotaan panitia minmal lima orang terdiri dari unsur: perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab teknis;
dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: kepala kantor atau satuan pekerja atau pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit yang berfungsi sebagai pemeriksa;
panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor atau satuan pekerja atau pemimpin proyek;
masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang pelelangan ditunjuk (Subagya, 1994).
Fungsi penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengelolaan barang persediaan di tempat penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi sebelumya dengan pemenuhan yang tepat dan biaya serendah mungkin. Fungsi ini mencakup semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang (Mustikasari, 2007). Faktor yang perlu diperhatikan dalam fungsi penyimpanan adalah:
Pemilihan lokasi
Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang yang disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik.
Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan)
Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:
Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulan, alat berat, brankas, kursi roda dan lain-lain.
Barang khusus: Obat, alat medis dan lain-lain.
Pengaturan ruang
Bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang secara efisien dan pengawasan ruangan.
Prosedur atau sistem penyimpanan
Formulir transaksi, kartu catatan, kartu pemeriksaan, cara pengambilan barang, pengawetan dan lain-lain.
Penggunaan alat bantu
Pengamanan dan keselamatan
Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan, gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan (Mustikasari, 2007).
Fungsi penyaluran
Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola pemindahan barang dari satu tempat ketempat lainnya (Subagya, 1994). Faktor yang mempengaruhi penyaluran barang antara lain:
proses Administrasi;
proses penyampaian berita (data informasi);
proses pengeluaran fisik barang;
proses angkutan;
proses pembongkaran dan pemuatan;
pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan (Subagya, 1994).
Fungsi penghapusan
Penghapusan adalah kegiatan atau usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku (Subagya, 1994). Alasan penghapusan barang antara lain:
barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi yang salah, tercecer atau tidak ditemukan;
teknis dan ekonomis: setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya. Keadaan tersebut disebabkan beberapa faktor: kerusakaan yang tidak dapat diperbaiki, obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektivitas), kadaluarsa yaitu suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut, menguap atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak dapat dipergunakan lagi;
surplus dan ekses;
tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus;
rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perka (Subagya, 1994).
Fungsi pengendalian
Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian, pemantauan dan pemeriksaan terhadap tahapan manajemen logistik yang sedang atau telah berlangsung (Mustikasari, 2007). Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:
merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi dan prosedur lain;
melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya pelaksanaan dari rencana;
melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara pelaksanaan dalam rangka pencapaian tujuan;
melakukan supervisi (Mustikasari, 2007).
Mutu pelayanan logistik pada suatu rumah sakit dapat dinilai dari dua hal, yaitu prestasi yang dicapai dan biaya yang dikeluarkan. Penilaian terhadap prestasi yang dicapai dapat dilihat dari penyediaan barang, kemampuan waktu pengantaran, konsistensi, dan mutu dari usaha. Sedangkan biaya logistik berhubungan langsung dengan kebijakan prestasi. Semakin tinggi biaya logistik yang dikeluarkan, maka semakin tinggi pula prestasi yang dicapai. Untuk mencapai prestasi logistik yang efektif adalah dengan menjaga keseimbangan antara prestasi pelayanan kesehatan yang diberikan dengan biaya yang dikeluarkan.
Menurut Quick, dkk (1997), pengelolaan obat terdiri dari beberapa tahap yaitu tahap seleksi, pengadaan, distribusi, dan penggunaan, yang didukung oleh manajemen organisasi, keuangan, informasi manajemen dan sumber daya manusia. Setelah proses seleksi dan pengadaan logistik, dilakukan tahap penyimpanan dan distribusi obat sampai ke tangan klien (masyarakat). Untuk itu, setiap rumah sakit harus memiliki sistem tertentu yang dapat menjamin penyimpanan logistik serta distribusi yang tepat dan sesuai dengan kondisi rumah sakit.
Penyimpanan perbekalan farmasi di gudang atau bagian logistik farmasi dapat menggunakan beberapa sistem penyimpanan (Quick dkk., 1997). Macam-macam sistem penyimpanan tersebut adalah:
Fixed Location
Sistem ini sangat mudah di dalam mengatur barang, karena masing- masing item persediaan selalu di simpan dalam tempat yang sama dan di simpan dalam rak yang spesifik, rak tertutup atau dalam rak bertingkat. Sistem ini diibaratkan seperti rumah, dimana seluruh penghuni dapat mengetahui semua letak barang. Beberapa kerugian dalam penggunaan sistem ini yaitu:
sistem ini tidak fleksibel, jika ada perubahan dalam jumlah pemesanan atau perubahan dalam pengemasan atau keputusan untuk mengubah tempat menjadi lebih besar atau lebih kecil;
jika ada item baru yang dipesan, mungkin tidak ada tempat untuk menyimpannya;
pencurian oleh karyawan dapat meningkat karena seluruh karyawan mengetahui tempat-tempat item yang diperhitungkan (obat yang bernilai mahal);
tempat penyimpanan harus dibersihkan karena tempat yang digunakan untuk jangka waktu yang lama jadi harus di jaga kebersihannya.
Fluid Location
Pada sistem ini, penyimpanan dibagi menjadi beberapa tempat yang dirancang. Masing-masing tempat ditandai dengan sebuah kode. Setiap item disimpan dalam suatu tempat yang disukai pada waktu pengiriman. Sistem ini dirancang seperti hotel. Ruangan ditandai hanya ketika barang datang. Administrasi sistem fluid location berdasarkan pada:
unit pengadaan memberikan informasi mengenai tipe, volume, dan jumlah barang yang dating;
staf gudang menganalisis di mana lokasi barang yang akan digunakan untuk barang yang akan datang dan dapat memilih tempat yang tepat. Data ini dapat dilaporkan di dalam sistem pengontrolan stok;
jika tempat sudah tidak cukup lagi, maka barang-barang lain dapat dipindah untuk menciptakan ruangan yang baru lagi;
pelaporan sistem pengontrolan stok harus diperbaharui.
Semi Fluid Location
Sistem ini merupakan kombinasi dari sistem fluid location. Sistem ini diibaratkan seperti hotel yang digunakan oleh tamu. Setiap barang selalu mendapatkan tempat yang sama. Barang yang khusus diberikan tempat tersendiri. Dalam sistem ini, setiap item ditandai dengan penempatan barang yang cocok supaya mempermudah dalam mengambil stok. Saat menyediakan pesanan karyawan harus mengetahui di mana letak setiap item, untuk memudahkan dalam mengingat setiap item. Untuk barang yang slow moving perlu dilakukan pemilihan lokasi dan penataan ulang. Sistem ini tidak menghemat tempat seperti sistem fluid location. Adapun keistimewaan sistem ini adalah ketika mengambil stok selalu diperhatikan tempat yang sama. Tidak seperti sistem fixed location, dimana resiko tertukar barang yang relatif lebih kecil (Quick dkk., 1997).
Beberapa sistem penataan obat yang digunakan juga memiliki peran penting terhadap efisiensi pengelolaan dan penyimpanan obat. Sistem penataan obat yang dapat digunakan antara lain adalah :
First In First Out (FIFO)
Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan meletakkan barang baru (datang terakhir) di belakang barang yang datang sebelumnya.
Last in First Out (LIFO)
Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan meletakkan barang baru (datang terakhir) di depan yang datang sebelumnya.
First Expired First Out (FEFO)
Sistem penataan obat atau perbekalan farmasi dengan meletakkan obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih dahulu di depan obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih akhir (Quick dkk., 1997).
Distribusi adalah kegiatan menyalurkan perbekalan farmasi agar pelayanan terhadap pasien dapat berjalan dengan baik. Sistem distribusi obat yang diterapkan pada setiap rumah sakit berbeda-beda tergantung kondisi dan kebijakan rumah sakit. Sistem distribusi yang baik mempunyai beberapa ciri antara lain:
penyimpanan obat dilakukan sesuai persyaratan stabilitas sehingga mutu sediaan terjamin serta memudahkan monitoring persediaan;
pengelolaan persediaan dilakukan secara optimal;
administrasi stok persediaan dilakukan secara akurat sehingga memberikan informasi yang tepat;
meminimalkan kemungkinan pencurian, kehilangan stok dengan mengoptimalkan sistem pengamanan, penataan dan administrasi stok;
meminimalkan kejadian obat rusak atau telah melampaui waktu kadaluarsa.
Berdasarkan mekanisme distribusi perbekalan farmasi di rumah sakit, sistem distribusi terbagi menjadi beberapa tipe yaitu:
Individual Prescribing
Sistem distribusi ini adalah distribusi obat kepada pasien berdasarkan resep obat dokter untuk tiap pasien. Dalam sistem ini semua obat yang diperlukan untuk pengobatan di-dispensing dari IFRS.
Floor Stock
Sistem distribusi ini adalah menyiapkan obat yang dibutuhkan pasien di ruangan perawatan kecuali obat mahal atau obat yang jarang digunakan.
Kombinasi antara individual prescribing dengan floor stock
Sistem distribusi ini adalah distribusi obat dengan menggunakan sistem penulisan resep secara individu dan juga memanfaatkan floor stock secara terbatas.
Unit Dose Dispensing (UDD)
Sistem distribusi ini adalah penyiapan obat dosis tunggal untuk pemakaian selama 24 jam oleh petugas instalasi farmasi.
BAB 3 TINJAUAN KASUS
Manajemen logistic adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat (Subagya, 1994), sehingga manajemen logistic mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan dengan ketersediaan bahan logistic setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif.
Pada Rumah sakit bagian logistik merupakan sub sistem yang melakukan proses pengelolaan yang terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang, dan barang jadi dari pemasok di dalam sarana dan fasilitas rumah sakit serta akhirnya sampai kepada para pemakai jasa pelayanan rumah sakit. Salah satu barang logistik yang dikelola rumah sakit adalah persediaan farmasi. Persediaan farmasi dikelola dalam instalasi farmasi. Persediaan farmasi ini meliputi obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi, alat kesehatan,alat kedokteran, dan gas medic.
Rumah sakit harus mengetahui kapan harus memesan kepada pemasok, kapan harus mengirim ke unit-unit lain dalam rumah sakit, berapa orang pekerja yang harus dilibatkan, dan sebagainya. Selain itu harus diketahui berapa stok minimal yang seharusnya selalu ada di tempat penyimpanan, ketika sudah mencapai stok minimal maka rumah sakit harus melalukan pemesanan kepada pemasok.
Jurnal yang dibuat oleh Mahendrawathi dan Ika Dewi Vihara Bara Shanti yang berjudul Simulasi Diskrit Untuk Evaluasi Dan Perbaikan Manajemen Logistik Obat Di Rumah Sakit (Studi Kasus Rumah Sakit XYZ) telah menggambarkan salah satu masalah yang seringkali terjadi diberbagai rumah sakit yang berhubungan dengan manajemen logistik. Pada jurnal dijelaskan bahwa rumah sakit XYZ selama ini tidak mempunyai dasar perencanaan kebutuhan obat yang pasti. Pengadaan obat di Rumah Sakit XYZ biasanya dilakukan berdasarkan pada data pemakaian rata-rata obat mingguan dan rumah sakit seringkali tidak bias memenuhi kebutuhan pasien, sehingga pasien harus membeli sendiri di luar rumah sakit. Hal ini tentu saja bias mempengaruhi kualitas pelayanan dari rumah sakit XYZ itu sendiri.
Beberapa hal penting yang belum dilakukan oleh Rumah Sakit XYZ antara lain pengambilan keputusan penting terkait manajemen persediaan seperti misalnya kapan harus memesan kepada pemasok, kapan harus mengirim ke unit-unit lain dalam rumah sakit, dan sebagainya. Keputusan lain terkait dengan tingkat stok minimal yang seharusnya selalu ada di tempat penyimpanan sehingga ketika persediaan sudah mencapai tingkat stok minimal pihak rumah sakit dapat segera melalukan pemesanan kepada pemasok.
Hal tersebut tentunya cukup mempengaruhi kualitas pelayanan dari rumah sakit itu sendiri. Sistem logistik di rumah sakit saat ini sangatlah kompleks, sehingga diperlukan sebuah pencarian solusi yang optimal serta dengan waktu yang tidak lama, sehingga pihak rumah sakit mampu membuat keputusan tentang manajemen logistik secara cepat dan tepat. Di dalam jurnal tersebut dijelaskan bahwa peneliti akan melakukan penelitian tentang beberapa skenario terkait dengan pengelolaan persediaan dengan metode yang digunakan adalah simulasi. Simulasi bisa menggambarkan gambaran secara kasar apa yang akan terjadi bila skenario-skenario inovasi proses dilakukan, sehingga rumah sakit pun tidak mengalami kerugian. Dengan ditemukannya pemecahan masalah yang tepat, rumah sakit-rumah sakit yang mempunyai masalah terkait manajemen logistic tentunya akan bisa memberikan pelayanan yang lebih optimal lagi.
BAB 4. PEMBAHASAN
Farmasi Rumah Sakit merupakan bagian integral pelayanan kesehatan di rumah sakit yang memberikan pelayanan kefarmasian yang efektif dan efisien, penyediaan obat yang bermutu dengan harga terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. Obat merupakan barang yang penting di rumah sakit karena obat dapat meningkatkan derajat kesehatan, meninggikan kepercayaan dan keterlibatan penuh dengan pelayanan kesehatan serta merupakan komoditas khusus yang mahal. Obat mempunyai dua sisi yang berbeda seperti mata uang, disatu sisi obat memberkahi tetapi disisi lain obat membebani dan mempunyai efek samping. Obat yang ada di rumah sakit harus dikelola dengan efektif dan efisien karena mengambil dana yang cukup besar bahkan sampai 40% dari anggaran rumah sakit, sedang di Amerika atau negara maju hanya mencapai 10% - 20%. Pengelolaan obat di farmasi rumah sakit harus efektif dan efisien karena obat harus ada saat dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup, mutu terjamin dan harga yang terjangkau. Pada dasarnya pengelolaan obat di farmasi rumah sakit meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan distribusi, keempat tahap ini saling terkait dan saling mempengaruhi sehingga harus terkoordinasi dengan optimal (Pudjaningsih & Santoso, 2006).
Dalam penelitian tersebut, peneliti mencoba untuk melakukan simulasi dalam perbaikan logistik obat. Hal ini dilakukan kerena manajemen logistik merupakan proses yang sangat penting dalam pelayanan rumah sakit tersebut seperti yang dijelaskan oleh Darmanto (1997) bahwa logistik merupakan penunjang keberhasilan pelayanan kesehatan di rumah sakit, karena logistik merupakan subsistem yang bertugas menyediaan barang dan bahan yang diperlukan untuk kegiatan operasional rumah sakit dalam jumlah, kualitas, dan pada waktu yang tepat sesuai kebutuhan dengan harga yang efisien sehingga dapat memuaskan konsumen, baik karyawan rumah sakit yang membutuhkan, maupun pasien (masyarakat) yang dilayani. Apabila rumah sakit tidak mampu merencanakan dan melaksanaakan manajemen obat dengan baik maka rumah sakit tersebut tidak mampu mencapai titik keberhasilan. Kegagalan manajemen logistik akan menurunkan kualitas pelayanan rumah sakit sehingga kepuasan pasienpun juga akan menurun. Rumah Sakit XYZ tidak mampu memenuhi kebutuhan obat sehingga keluarga pasien yang membutuhkan obat harus mencari atau membeli di luar rumah sakit. Hal ini menunjukan bahwa rumah sakit belum mampu memanajemen kebutuhan logistik rumah sakit.
Salah satu tujuan manajemen logistik yaitu untuk tujuan keuangan dimana manajemen logistik dapat dicapai dengan biaya yang rendah. Apabila rumah sakit tidak melakukan pemenuhan logistik yang tepat maka pengeluaran rumah sakit juga tidak dapat dikontrol dengan baik. Hal ini akan merugikan rumah sakit tersebut. Selain itu, rumah sakit XYZ juga tidak mampu mencapai tujuan operasional dimana rumah sakit tidak mampu menyediakan material dalam jumlah yang tepat dan kualitas yang baik pada waktu yang di butuhkan. Hal ini diketahui dari keterangan peneliti bahwa rumah sakit seringkali tidak bisa memenuhi kebutuhan pasien sehingga pasien harus membeli sendiri di luar rumah sakit. Pasien dan keluarga akan merasa kurang puas dengan pelayanan rumah sakit sehingga pasien dan keluarga dapat berpikir untuk tidak kembali ke rumah sakit tersebut. Hal ini akan menyebabkan rumah sakit kehilangan kepercayaan dari pasien dan kehilangan sumber pemasukan yang ada.
Salah satu fungsi manajemen logistik yaitu fungi perencanaan. Fungsi ini mencakup aktivitas dalam menentukan sarana-sarana, pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik. Pudjaningsih & Santoso (2006) menyatakan bahwa perencanaan adalah rangkaian proses pembuatan daftar kebutuhan obat sejak dari pemilihan macam dan jumlah obat serta menghitung dana yang dibutuhkan kalau perlu sampai pada penyesuaian dengan dana yang ada, kemudian hasil akhir perencanaan adalah sebuah daftar perencanaan kebutuhan obat. Ada dua metode perencanaan yaitu metode konsumsi, dan metode morbiditas. Berdasar penelitian tersebut, metode perencanaan yang digunakan adalah metode konsumsi, yaitu dilakukan dengan mengevaluasi penggunaan obat masa yang lalu sebagai dasar penentuan perkiraan kebutuhan, kemudian disesuaikan dengan rencana strategis dari rumah sakit maupun farmasi rumah sakit, sehingga hasil akhir adalah suatu daftar kebutuhan obat. Dalam penentuan kebutuhan logistik obat dari ketiga skenario yang ada, merujuk pada penggunaan obat masa yang lalu atau permintaan rata-rata obat tiap unitnya. Hal ini jelas menunjukkan bahwa metode perencanaan yang digunakan adalah metode konsumsi. Rumah sakit XYZ tidak mempunyai dasar perencanaan kebutuhan obat. Maka disimpulkan bahwa rumah sakit tidak mampu memanajemen logistik terkait obat-obatan. Kegiatan pada logistik obat meliputi aktivitas logistik yang terkait dengan obat-obatan yang digunakan dalam proses pelayanan kesehatan di rumah sakit. Hal ini dilakukan karena obat merupakan salah satu komponen utama pendapatan rumah sakit. Dalam melakukan kegiatan ini, semua pihak rumah sakit dapat terlibat, sehingga tantangan dalam pelaksanaan kegiatan ini cukup tinggi. Dengan tingginya tantangan tersebut maka rumah sakit harus memiliki system tertentu yang dapat menjamin penyimpanan logistik serta distribusi yang tepat dan sesuai dengan kondisi rumah sakit.
Permasalahan yang dialami oleh rumah sakit tersebut harus segera dituntaskan. Peneliti memberikan solusi dalam menyelesaikan permasalahan ini dengan metode simulasi. Metode ini di harapkan dapat memberikan perencanaan logistik obat rumah sakit secara tepat tanpa biaya yang tinggi. Peneliti memberikan 3 jenis skenario metode simulasi bagi rumah sakit tersebut. Hasilnya, skenario ketiga merupakan skenario yang paling tepat karena dapat mengurangi biaya persediaan. Dengan pendeknya waktu penyimpanan maka akan mengurangi biaya penyimpanan obat. Maka dengan begitu, kelemahan dari rumah sakit dalam pengadaan dan penyimpanan dapat teratasi seperti obat dan alat tidak sesuai dengan permintaan, kekurangan stok obat atau alat tertentu, dan lain sebagainya. Namun yang harus diperhatikan yaitu pencatatan jumlah penggunaan obat dan jumlah stok harus tepat dan baik karena dasar perencanaan kegiatan manajemen logistik dapat terlaksana dengan baik.
BAB 5. PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat (Subagya, 1994), sehingga manajemen logistic mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujua.n dengan ketersediaan bahan logistic setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan secara efisien dan efektif.
Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi dari manajer logistik rumah sakit dimana manajer yang berfungsi untuk mengelola logistik melalui fungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan, pendistribusian alat hingga mengembangkan sistem pengelolaan logistik yang efektif dan efisien. Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik akan memperlancar kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan mutu pelayanan secara umum.
Proses logistik pada dasarnya diarahkan untuk mengoptimalkan faktor produksi, yaitu untuk melakukan optimasi terhadap biaya, waktu dan kualitas. Oleh karena itu penentuan lokasi sangat mempengaruhi logistik. Logistik pada gilirannya ditentukan oleh lokasi yang tepat untuk menghantarkan kebutuhan barang kepada konsumen pada harga yang murah, waktu yang tepat dan kualitas yang baik. Dengan penegelolaan manajemen logistic dan penelolaan manajemen persediaan yang baik maka tujuan perusahaan bisa tercapai dengan cepat dan tepat. Untuk itu berbagai tantangan harus benar-benar bisa ditangani oleh suatu perusahaan. Kegiatan ini harus didukung dengan pelayanan yang baik dan bisa memberikan kepuasan pelanggan agar setiap produk yang dihasilkan bisa memberikan manfaat yang tepat kepada pelanggan.
5.2 Saran
Untuk itu, setiap perusahaan mempunyai tujuan yang sama dengan mendapatkan keuntungan yang tinggi dan membuat setiap pelanggan merasa puas terhadap setiap produknya. Maka dari itu untuk mencapai tujuan itu diperlukan perencanaan yang matang baik itu bagaimana mengelola SDA, SDM, manajemen logistic, manajemen persediaan dan pelayanan pelanggannya, maupun structur organisasinya. Semua aspek itu harus bisa dijalankan dengan prosedur yang sudah diterapkan sebagai strategi suatu perusahaan itu. Sehingga dengan ini akan menjadi tujuan utama sebuah perusahaan bisa tercapai dengan efektif dan efisien.
DAFTAR PUSTAKA
Achir Yani S, Hamid. (2005). Riset Keperawatan. Jakarta : EGC.
Aditama, YT (2002). Rumah Sakit dan Konsumen. Jakarta: PPFKM UI.
Darmanto, Djojodobroto. 1997. Kiat Mengelola Rumah Sakit. Jakarta: Hipokrates.
Depkes RI. 1999. Rencana Pembangunan Kesehatan Menuju Indonesia Sehat 2010 Jakarta.
Depkes RI. (2004). Keputusan Menkes RI No. 1197/MenKes/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit.
Lambert, D.M., Stock, J.R., (2001), Strategic Logistic Manajement, Fourth Edition, Mc Graw Hill. New York - USA.
Miranda, S T., A. W. 2005. Manajemen Logistic Dan Cuplai Chain Manajemen. Jakarta: Harvarndo.
Muninjaya, A. G. 1999, Manajemen Kesehatan. Jakarta: EGC.
Mustikasari. 2007. Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia.
Pudjaningsih, Dwi dan Santoso, Budiono. 2006. Pengembangan Indikator Efisiensi Pengelolaan Obat di Farmasi Rumah Sakit. LOGIKA Volume 3 Nomor 1. [serial online]. www.data.dppm.uii.ac.id/uploads/l0301n0-2.pdf. [16 Desember 2013].
Siagian, Yolanda M. tanpa tahun. Aplikasi Suplai Chan Manajemen dalam Dunia Bisnis. Grasindo.
Subagya, M. S. 1994. Manajemen Logistik. Cetakan keempat. Jakarta: PT Gunung Agung.
Tjandra, Yoga Aditama. 2000. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Jakarta: UI Press.
Yusmainita,2005, Pemberdayaan Instalasi Farmasi Rumah Sakit Pemerintah (Bagian I), Medika, No 12 tahun ke XXVIII,Desember 2002, ISSN. 0216-0910,799-801.
Terimakasih telah membaca Edit. Gunakan kotak pencarian untuk mencari artikel yang ingin anda cari.
Semoga bermanfaat
0 komentar: